Eignung nachweisen: Präqualifikation, EEE und Formblatt 124

Bevor ein öffentlicher Auftraggeber überhaupt auf Ihren Preis schaut, prüft er etwas anderes: ob Ihr Unternehmen den Auftrag ausführen kann. Diese Prüfung heißt Eignungsprüfung, und sie ist der Punkt, an dem die meisten Erstbewerbungen unnötig scheitern — nicht weil die Eignung fehlt, sondern weil sie falsch belegt wurde.

Der Grundsatz steht in § 122 GWB: Öffentliche Aufträge werden an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen vergeben. Was das konkret bedeutet, konkretisieren die §§ 44 bis 46 der Vergabeverordnung.

Die vier Dimensionen der Eignung

Der Auftraggeber darf Anforderungen in vier Bereichen stellen, und alle vier müssen Sie belegen können.

• Befähigung zur Berufsausübung (§ 44 VgV): Eintrag im Handels- oder Berufsregister, gegebenenfalls eine erforderliche Erlaubnis oder Zulassung.

• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV): Umsatzzahlen, Bilanzkennzahlen, Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung.

• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV): Referenzen, verfügbares Personal, technische Ausstattung, Qualifikation der vorgesehenen Projektleitung.

• Zuverlässigkeit: keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB, also keine einschlägigen Straftaten, keine Steuer- oder Sozialversicherungsrückstände, keine schweren beruflichen Verfehlungen.

Wichtig ist die Unterscheidung: Eignungskriterien betreffen Ihr Unternehmen, Zuschlagskriterien betreffen Ihr Angebot. Beides darf der Auftraggeber nicht vermischen — eine besonders gute Referenz macht Ihr Angebot nicht besser, sie qualifiziert Sie nur für die Teilnahme.

Der Standardweg: Eigenerklärung statt Dokumentenstapel

Die gute Nachricht für den Einstieg: Sie müssen mit dem Angebot in aller Regel keine Originaldokumente einreichen. Es genügt eine Eigenerklärung — die schriftliche Zusicherung, dass die geforderten Voraussetzungen vorliegen. Bei Bauaufträgen des Bundes ist das Formblatt 124 „Eigenerklärung zur Eignung", für Liefer- und Dienstleistungen gibt es die Fassung 124_LD.

Die Originaldokumente verlangt der Auftraggeber erst von dem Unternehmen, das den Zuschlag bekommen soll. Das spart allen Beteiligten Arbeit — bedeutet aber auch: Was Sie erklären, muss stimmen. Eine unrichtige Eigenerklärung ist ein Ausschlussgrund nach § 124 GWB und kann darüber hinaus strafrechtlich relevant sein.

Oberhalb der Schwellenwerte: die EEE

Bei EU-weiten Verfahren tritt an die Stelle des nationalen Formblatts die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE, europäisch ESPD). Sie ist in § 50 VgV geregelt, folgt einem EU-weit einheitlichen Muster und wird vom Auftraggeber als vorläufiger Beleg akzeptiert. In der Praxis stellt die Vergabeplattform sie als ausfüllbares Formular bereit.

Der Vorteil ist die Einheitlichkeit: Wer in mehreren EU-Ländern anbietet, arbeitet überall mit demselben Aufbau. Der Nachteil ist derselbe wie beim Formblatt 124 — die EEE gilt immer nur für genau ein Verfahren und muss jedes Mal neu ausgefüllt werden.

Präqualifikation: einmal prüfen lassen, ein Jahr Ruhe

Wer regelmäßig anbietet, sollte den dritten Weg prüfen. Bei der Präqualifikation lassen Sie Ihre Eignung vorab von einer anerkannten Stelle prüfen und werden in ein Verzeichnis eingetragen. Im Angebot geben Sie dann nur noch Ihre Registriernummer an.

Für Bauunternehmen führt der Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen die bundesweite PQ-Liste; die Eintragung übernehmen mehrere zugelassene Präqualifizierungsstellen. Für Liefer- und Dienstleistungen gibt es das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ), das die Industrie- und Handelskammern als hoheitliche Aufgabe führen; die rechtliche Grundlage steht in § 48 Abs. 8 VgV. Die Zertifikate gelten in der Regel ein Jahr und müssen dann erneuert werden.

Die Faustregel: Bei ein bis zwei Angeboten im Jahr ist die Eigenerklärung schneller. Ab etwa fünf Angeboten im Jahr rechnet sich die Präqualifikation, weil der Aufwand pro Angebot gegen null geht — und weil das Zertifikat gegenüber dem Auftraggeber ein Signal ist.

Wenn die eigene Eignung nicht reicht

Fehlt Ihnen ein Kriterium — der geforderte Mindestumsatz, eine bestimmte Referenz, eine Fachkraft mit spezieller Qualifikation —, ist das kein Grund, das Verfahren auszulassen. Das Vergaberecht kennt zwei Wege.

Bei der Eignungsleihe (§ 47 VgV) stützen Sie sich für den Eignungsnachweis auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens. Bei Bundesbauaufträgen laufen die Angaben über Formblatt 235, die Zusage des anderen Unternehmens über Formblatt 236. Wichtig ist die Abgrenzung: Ein Nachunternehmer führt einen Teil der Leistung aus (Formblatt 233), ein Eignungsgeber stellt Kapazitäten für die Eignungsprüfung bereit — beides kann zusammenfallen, muss es aber nicht.

Bei der Bietergemeinschaft treten mehrere Unternehmen gemeinsam als Bieter auf und bringen ihre Eignung zusammen ein; erklärt wird das über Formblatt 234. Beide Wege müssen Sie mit dem Angebot offenlegen — nachträglich geht das nicht, wie im Beitrag Fünf Formfehler, an denen Angebote scheitern beschrieben.

Was der Auftraggeber nicht darf

Die Eignungsanforderungen sind kein Wunschkonzert — auch der Auftraggeber ist gebunden, und das ist für kleinere Unternehmen wichtig zu wissen.

Verlangt er einen Mindestjahresumsatz, darf dieser grundsätzlich höchstens das Zweifache des geschätzten Auftragswerts betragen. Mehr geht nur bei besonderen Risiken, die sich aus dem Auftragsgegenstand ergeben, und der Auftraggeber muss das in den Vergabeunterlagen oder im Vergabevermerk begründen (§ 45 Abs. 2 VgV). Bei Referenzen über Liefer- und Dienstleistungen darf er auf höchstens drei Jahre zurückgreifen (§ 46 Abs. 3 VgV). Und alle Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und ihm angemessen sein.

Wirkt eine Anforderung unverhältnismäßig, ist die Bieterfrage vor Fristablauf das Mittel der Wahl. Häufig korrigieren Vergabestellen solche Punkte, wenn sie darauf hingewiesen werden.

Fazit: Die Eignung ist eine Hausaufgabe, kein Hindernis

Eignung wird einmal aufgebaut und dann immer wieder verwendet. Legen Sie eine Nachweismappe an, halten Sie die Bescheinigungen aktuell und schreiben Sie Ihre Referenzen nach einem festen Muster — Auftraggeber, Leistung, Wert, Zeitraum, Ansprechpartner. Wenn daraus fünf Angebote im Jahr werden, prüfen Sie die Präqualifikation.

Wie sich das in den Gesamtablauf einfügt, steht im Beitrag Öffentliche Ausschreibungen für KMU: der Einstieg in 6 Schritten.

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